Bons de commande et factures¶
Chaque commande suit deux étapes :
- à la validation du panier, iWal émet un bon de commande. Son PDF est intitulé « facture pro-format » (facture pro forma) : il sert de devis ferme et permet de payer ou de faire engager la dépense ;
- quand tous les services de la commande sont en place, iWal émet la facture définitive, liée au bon de commande.
Les deux documents vous sont envoyés par mail (PDF joint) et restent disponibles dans le manager. Les mails partent aux utilisateurs qui ont un accès propriétaire, administrateur ou facturation sur le compte client.
Retrouver vos documents¶
- Commandes et comptabilité > Commandes : vos bons de commande ;
- Commandes et comptabilité > Factures : vos factures.
Cliquez sur une référence pour ouvrir le document. Le bouton Télécharger le PDF produit le document à imprimer ou à transmettre à votre comptabilité. Depuis un bon de commande, Voir la facture finale ouvre la facture correspondante dès qu'elle est émise ; depuis une facture, Voir la commande ouvre le bon de commande d'origine.
Les documents abandonnés sont masqués par défaut. Pour les afficher, ouvrez Cliquez ici pour afficher les filtres de recherches et modifiez Statuts à masquer. Les filtres permettent aussi de chercher par service, par date d'émission ou par date de paiement.
Ajouter votre référence de commande¶
Tant qu'un bon de commande n'est pas payé, vous pouvez y indiquer votre propre référence (numéro de bon de commande interne, engagement juridique d'une administration…) :
- Ouvrez le bon de commande.
- Cliquez sur la valeur à côté de Ref / Engagement juridique et saisissez votre référence.
Elle est reprise sur la facture pro forma et sur la facture définitive.
Statuts d'un bon de commande¶
| Statut affiché | Signification |
|---|---|
| Non payée | En attente de paiement. |
| Partiellement payée | Un paiement a été reçu mais ne couvre pas tout le montant. |
| Payée | Paiement reçu : la commande est en attente ou en cours de traitement. |
| Validée | Commande validée sans paiement immédiat (commande gratuite, mandat administratif, validation sur votre encours), en attente ou en cours de traitement. |
| Terminée | Tous les services sont en place : la facture a été émise. |
| ERREUR | Une ligne de la commande n'a pas pu être réalisée. Les lignes en erreur sont surlignées en rouge, avec le détail de l'erreur. |
| Abandonnée | Commande annulée (par vous, faute de paiement dans le délai, ou par YULPA). |
Survolez un statut pour voir son détail. Pendant le traitement, le bon de commande indique : « Cette commande est actuellement en cours de traitement. La facture sera émise dès que tous les services seront opérationnels. »
Note
Pour certains services, comme le transfert d'un nom de domaine, la facture est émise dès que l'opération est lancée, sans attendre sa fin.
Si votre commande est en ERREUR, ouvrez un ticket en indiquant la référence du bon de commande (voir Support).
Délai de paiement d'un bon de commande¶
Un bon de commande doit être payé avant sa date d'expiration, indiquée sur le bon : « Attention, vous devez procéder au paiement de cette commande avant le … ». Passé cette date, la commande est automatiquement abandonnée pour défaut de paiement et les nouveaux services qu'elle contenait sont annulés.
| Origine du bon de commande | Délai de paiement | Relances |
|---|---|---|
| Commande passée dans le manager | 30 jours après l'émission | aucune |
| Renouvellement automatique | 16 jours après l'émission | par mail à J+5, J+10 et J+15 |
Les relances du renouvellement automatique rappellent les services concernés, le montant, la date d'annulation et le lien de paiement, avec la facture pro forma jointe. Voir Renouvellements.
Attention
Une commande de renouvellement abandonnée ne renouvelle pas les services : ils sont suspendus à leur échéance.
Annuler un bon de commande¶
Tant qu'un bon de commande est Non payée, vous pouvez l'annuler :
- Ouvrez le bon de commande.
- Cliquez sur Annuler cette commande.
- Confirmez avec Abandonner cette commande. Il n'y a pas d'autre confirmation.
La commande passe en Abandonnée et les nouveaux services qu'elle contenait sont annulés. Un bon de commande payé, partiellement payé ou en cours de traitement ne peut pas être annulé depuis le manager : contactez le support.
Statuts d'une facture¶
| Statut affiché | Signification |
|---|---|
| Non payée | Facture à régler : elle provient d'une commande validée sans paiement (mandat administratif, validation sur votre encours). |
| Partiellement payée | Un paiement a été reçu, le reste est à régler. |
| Terminée | Facture payée. C'est le cas de toute facture issue d'une commande déjà payée. |
| Abandonnée | Facture annulée par YULPA. |
Relances des factures non payées¶
Une facture Non payée fait l'objet de relances par mail, avec la facture jointe et le lien vers la page de paiement :
- première relance 45 jours après l'émission de la facture ;
- pour une facture issue d'une validation sur votre encours, première relance le lendemain de sa date d'échéance (voir Conditions commerciales) ;
- puis une relance tous les 5 jours tant que la facture n'est pas réglée.
Pour régler une facture, voir Payer une commande ou une facture.
Puis-je faire modifier une facture ?
Non : aucune modification ne peut être effectuée sur une facture émise. Elle est toujours établie au nom du compte client de rattachement, avec les informations de sa fiche client au moment de la commande. Vérifiez votre fiche client avant de commander.